Suosittelen!
Varaus- ja
hotellijärjestelmät
Varausjärjestelmiä on jokaiseen lähtöön vaikeasta helppoon ja edullisesta todella kalliiseen. Järjestelmien toiminnot voivat kattaa minimitoiminnot tai käytännössä kaiken aina majoituksen, retkien, palveluiden, hotellitelevisioiden ja lukkojen hallintaan.
Omat kokemukseni ovat lähinnä pienen matkailuyrittäjän hintahaarukkaan sopivista järjestelmistä, mutta uskaltaisin sanoa, että täydellistä järjestelmää hotelli- ja retkivarauksiin tuskin on vielä olemassa. Jokaisessa on jotain hyvää ja jotain sellaista mikä puuttuu, tai mikä kilpailevassa järjestelmässä on paremmin toteutettu. Se missä on valmis tekemään kompromissin ja mitä toimintoja pitää tärkeänä ja kuinka paljon on valmis maksamaan ohjaavat käytännössä järjestelmän valintaa.
Järjestelmien osalta vertailua vaikeuttaa se, että kaikkia ei pääse käyttämään ennen kuin on latonut rahat tiskiin, toiset taas tarjoavat ilmaisen testikauden tai ovat peräti kokonaan ilmaisia, mikäli niiden ansainta perustuu vain provisioon.
Tällä sivulla voit lukea järjestelmistä jotka soveltuvat pienille ja keskisuurille matkailualan majoittaville ja/tai retkiä tarjoaville yrityksille. Olen vähintään tutustunut, mutta käyttänyt näitä esittelemiäni järjestelmiä itse.
Omat kokemukseni ovat lähinnä pienen matkailuyrittäjän hintahaarukkaan sopivista järjestelmistä, mutta uskaltaisin sanoa, että täydellistä järjestelmää hotelli- ja retkivarauksiin tuskin on vielä olemassa. Jokaisessa on jotain hyvää ja jotain sellaista mikä puuttuu, tai mikä kilpailevassa järjestelmässä on paremmin toteutettu. Se missä on valmis tekemään kompromissin ja mitä toimintoja pitää tärkeänä ja kuinka paljon on valmis maksamaan ohjaavat käytännössä järjestelmän valintaa.
Järjestelmien osalta vertailua vaikeuttaa se, että kaikkia ei pääse käyttämään ennen kuin on latonut rahat tiskiin, toiset taas tarjoavat ilmaisen testikauden tai ovat peräti kokonaan ilmaisia, mikäli niiden ansainta perustuu vain provisioon.
Tällä sivulla voit lukea järjestelmistä jotka soveltuvat pienille ja keskisuurille matkailualan majoittaville ja/tai retkiä tarjoaville yrityksille. Olen vähintään tutustunut, mutta käyttänyt näitä esittelemiäni järjestelmiä itse.
Sirvoy – edullinen hotellivarausjärjestelmä pilvipalveluna
Mikäli haluat nopeasti ja edullisesti käyttöösi hotellivarausjärjestelmän on Sirvoy sellainen mitä tohdin suositella pienille hotelleille tai muillekin majoittajille. Sirvoy on moderni varausjärjestelmä, joka toimii puhtaasti pilvipalveluna, eli et tarvitse asentaa sovelluksia tietokoneille, vaan voit operoida sitä vaikka matkapuhelimella.
Sirvoyssä ei ole aloitusmaksua tai provisiopohjaista veloitusta vaan siinä on edullinen kuukausimaksu. Palvelupaketteja on kaksi, joista kalliimpi paketti sisältää jo sisäänrakennetun kanavanhallinnan yleisimpiin OTA-kanaviin kuten Booking.com, Expedia, Agoda, Hostelworld, BookVisit, Airbnb. Järjestelmä hallitsee saatavuudet myös Airbnb:lle, joten tuplavarauksia ei tule senkään osalta.
Maksuissa korttitiedot tulevat järjestelmään oman varauskaavakkeen kautta sekä myös OTA-kanavista. Jos maksunvälittäjän on Stripe voi kortin veloittaa kätevästi suoraan varauksen tiedoista nappia painamalla. Sirvoyssä on kahden viikon maksuton kokeilujakso.
Sirvoyn plussat
- toimii pilvipalveluna, käytössä heti ja helppo käyttää
- edullinen, ei aloitusmaksua tai provisioon perustuvaa veloitusta, hinnoittelu perustuu huonemäärään, hinta alkaen 12€/kk ja PRO-versio alkaen 44€/kk
- käyttöliittymä toimii nyt myös suomeksi
- varauskoneen voi upottaa helposti kotisivuille, 20+ kieliversiota ja asiakas voi katsella myös varauksen tietoja varauksen jälkeen
- Pro-versiossa mahdollisuus rakentaa oma varaussivusto vaikka kotisivuksi
- paljon erilaisia hinnoittelumalleja ja kampanjamahdollisuuksia
- sisäänrakennettu kanavanhallinta suosituimpiin OTA-kanaviin, et tarvitse erillistä kanavanhallintaa ja säästät jopa kymppejä kuukaudessa. Vaihtoehtoisesti maksullinen ja ulkoinen Siteminder -kanavahallinta myös tuettuna.
- maksukorttiholvi, asiakkaiden maksukorttitiedot ovat turvassa ja korttiveloitus onnistuu suoraan varauksen tiedoista kun Stripe toimii maksunvälittäjänä
- voidaan tarjota myös majoituksen lisäpalveluita
- huonevaihdot onnistuvat helposti "vedä ja tiputa" -menetelmällä
- kerroshuoltotoiminnot
- automaattisähköpostit ja tekstiviestitkin käytettävissä
- ilmainen kokeiluaika, ei sitovaa sopimuskautta
- hyvä asiakaspalvelu ja ohjeet vapaasti luettavissa
- kahden viikon ilmainen kokeilujakso
Sirvoyn miinukset
- majoituksen hinta ei huomioi eri alv-kantoja (esim. aamiaisen osuus majoituksen hinnassa)
- ei sisällä varsinaista kassaa (POS)
- raportoinnin osalta ei tuota kovin hyvää raporttia kirjanpitoon, suosittelen käyttämään erillistä kassaa, johon myynnit kirjataan
- hinnoittelussa ei mahdollisuutta määritellä lapsi/aikuinen hintoja, lapsihinnoittelun voi kyllä toteuttaa jotenkuten lisäämällä lisätuotteena lapsialennuksen
- rajoitetusti sisäänrakennettuja maksunvälittäjiä, käytettävissä Stripe ja PayPal.
- ei lahjakorttimyyntiä
- ei sisällä toimintoa retkivarauksiin
- ei suomenkielistä tukea
Johku – edullinen suomalainen varausjärjestelmä pilvipalveluna
Mikäli haluat monipuolisen ja edullisesti hotellivarausjärjestelmän ja/tai retkivarausjärjestelmän on suomalainen Johku oiva ratkaisu. Johku on moneen eri toimintaan soveltuva varausjärjestelmä, joka toimii puhtaasti pilvipalveluna, eli et tarvitse asentaa sovelluksia tietokoneille.
Johkussa ei ole aloitusmaksua tai kiinteistä kuukausimaksuja, eli sen käytöstä maksetaan vain provisiopohjaista maksua ja provisio pienenee myynnin kasvaessa. Mikä hienointa suomalaisille yrityksille, niin Johkussa alv-kannat toimivat oikein tuotteissa, jotka sisältävät eri alvikannan tuotteita. Johku sisältää myös kassatoiminnot (POS) ja järjestelmän saa kytkettyä Netvisor-järjestelmään, joten kuittirumba vähenee.
Johku toimii mm. majoitusten, tilojen, tapahtumien, retkien ja monien tuotteiden myyntikanavana. Järjestelmä hoitaa myös välinevuokraukset. Myyntiä voi tehdä Johkun oman kauppasivuston kautta tai varaustoiminnot voi upottaa helposti myös omille sivuille.
Johkun plussat
- toimii pilvipalveluna eli voidaan käyttää selaimella, käytössä heti ja helppo käyttää
- edullinen, ei aloitusmaksua, vain provisiomaksu järjestelmästä tehtyjen tositteiden mukaisesti, ilmainen kokeiluaika, ei sitovaa sopimuskautta
- provisio alenee myynnin kasvaessa (vaihtelee välillä 2,5% - 0,1%)
- käyttöliittymä toimii suomeksi, myös muita kieliä käytettävissä
- käyttöliittymää voidaan muokata käyttäjien tarpeiden mukaisesti, esim. ylläpito, vastaanotto, kassahenkilö jne.
- varaustoimintojen widgetit voi upottaa helposti kotisivuille
- sisältää myös valmiin Johku-kauppa sivuston, jota operoidaan suoraan hallintaliittymästä
- paljon erilaisia hinnoittelumalleja ja kampanjamahdollisuuksia
- mahdollisuus myydä lahjakortteja (arvoseteleitä)
- sisäänrakennetussa kanavahallnnassa yhteydet suurimpiin kanaviin kuten Booking.com, Expedia, AirBnB, Agoda, Hotels.com, Vrbo, Hotelbeds, Nettimökki, Hostelworlds jne. Voi käyttää myös ulkoista Myallocatoria.
- mahdollisuus yhdistää Bókunin kanssa
- mahdollisuus ristiinmyyntiin muiden Johku-kauppiaiden kanssa ja myyntikanavaliitos myös GoFinland ja Retkipaikka-sivustoille
- sisäänrakennettu kassatoiminto ja kassaan voidaan integroida mm. Visma Pay ja langattomat korttipäätteet.
- Visma Payn avulla käytössä myös maksulinkit, jolla respasta tehdystä varauksesta voidaan lähettää maksulinkki asiakkaalle
- paljon muitakin maksupalvelutarjoajia, mm. Paytrail, Stripe ja PayPal. Käytettävissä myös Smartum, ePassi ja Edenred
- liitettävissä Netvisor-laskutus- ja taloushallinto-ohjelmistoon, jolloin kaikki maksutapahtumat tapahtumat menevät automaattisesti myös kirjanpitoaineistoksi
- integraatio Igloohome, Ratna ja Yale -koodilukkojen avauskoodien automaattiseen generointiin
- voidaan myydä myös majoituksen lisäksi retkiä, lippuja, välinevuokrauksia ja tilavuokria ja jopa polttoainemyyntiä
- voidaan myydä myös toimituksen vaativia tuotteita (verkkokauppa)
- ostoskoritoiminto, eli asiakas voi ostaa kaikki haluamansa palvelut yhdellä kertaa
- huonevaihdot onnistuvat raahaamalla
- ajastettavat tuotekohtaiset sähköpostit, tekstiviestitkin käytettävissä lisämaksusta
- hyvä ja nopea asiakaspalvelu Suomessa ja suomeksi, ohjeet vapaasti luettavissa
- jatkuva kehitystyö
Johkun miinukset
- monipuolinen järjestelmä mahdollistaa paljon, mutta "varausjärjestelmäaloittelijalle" voi olla haastava ymmärtää ja säätää alkutoimet
- hotellihuoneiden hinnoittelumuutokset eivät onnistu kalenterinäkymästä, muutokset hinnastoon
- ei sisällä kerroshuoltotoimintoja
- rajoitetut alennuskooditoiminnot
- alustavat varauksien poistaminen poistaa varauksen kokonaan, eli poistetuilla varauksilla ei ole "roskakoria"
- toistaiseksi ei osahyvitysmahdollisuutta
Bókun – varausjärjestelmä pilvipalveluna
Bókun on nopeasti kasvanut alkujaan islantilainen varausjärjestelmä, joka on erikoistunut retkien hallintaan ja varauksiin, joten se on kasvattanut nopeasti suosiota Lapin safariyrittäjillä. Bókun on Sirvoyn tapaan pilvipalvelu ja se on käytännössä käyttäjätilin tekemisen jälkeen käytettävissä ilman avausmaksuja tai kuukausimaksuja.
Bókunin sisällä toimii myös sisäinen kauppapaikka, jossa järjestelmässä mukana olevat yritykset voivat sopia kumppanuuksia ja voivat varata yhteistyökumppanien palveluita suoraan järjestelmän sisällä tai myydä yhteistyöyrityksen retkiä ja palveluita upottamalla niiden varauskoneen omille kotisivuilleen. Alkuperäinen retken järjestäjä kuitenkin hallitsee täysin retken saatavuuden ja hinnoittelun ja saa varauksien tiedot suoraan järjestelmästä. Välityspalkkioista järjestelmä tuottaa myös raportit, jolloin ne on helppo veloittaa sitten puolin ja toisin.
Vaikka järjestelmää on viimeaikoina kehitetty lähinnä retkimyyntiä ajatellen on siinä myös majoitusvarausten ja jopa autovuokrauksen ominaisuudet, mutta niiden osioiden kehitys on toistaiseksi tauolla, mutta toiminnallisuudet löytyvät kuitenkin pienelle majoituskohteella tai hotellille.
Bókunin sisällä toimii myös sisäinen kauppapaikka, jossa järjestelmässä mukana olevat yritykset voivat sopia kumppanuuksia ja voivat varata yhteistyökumppanien palveluita suoraan järjestelmän sisällä tai myydä yhteistyöyrityksen retkiä ja palveluita upottamalla niiden varauskoneen omille kotisivuilleen. Alkuperäinen retken järjestäjä kuitenkin hallitsee täysin retken saatavuuden ja hinnoittelun ja saa varauksien tiedot suoraan järjestelmästä. Välityspalkkioista järjestelmä tuottaa myös raportit, jolloin ne on helppo veloittaa sitten puolin ja toisin.
Vaikka järjestelmää on viimeaikoina kehitetty lähinnä retkimyyntiä ajatellen on siinä myös majoitusvarausten ja jopa autovuokrauksen ominaisuudet, mutta niiden osioiden kehitys on toistaiseksi tauolla, mutta toiminnallisuudet löytyvät kuitenkin pienelle majoituskohteella tai hotellille.
Bókunin plussat
- toimii pilvipalveluna, käytössä heti ja helppo käyttää
- ei aloitusmaksua, 49$ kuukausimaksu ja 1,5% provisio myynnistä, jos käytössä online-myynti
- provisio peritään vain omien kotivujen kautta tulleesta myynnistä, järjestelmän sisäinen myynti tai suoramyynti veloituksetonta
- kaikki tarvittava retkien myyntiin ja kapasiteetin hallintaan
- varauskoneen voi upottaa helposti kotisivuille
- paljon erilaisia hinnoittelumalleja ja kampanjamahdollisuuksia
- sisäänrakennettu useita maksunvälittäjä, esim Stripe, PayPal jne.
- automaattisähköpostit
- sisältää retki- ja majoitusvaraukset
- ei sitovaa sopimuskautta
- ohjeet vapaasti luettavissa
- toimii yhdessä myös mm. Johku-varausjärjestelmä kanssa
Bókunin miinukset
- majoituksen hinta ei huomioi eri alv-kantoja (esim. aamiaisen osuus majoituksesta)
- ei sisällä kassaa (POS)
- majoitustoiminnallisuuden kehitys tauolla
- autonvuokraustoiminto "rikki" ja sen kehitys tauolla
- ei sisäänrakennettua kanavahallintaa majoitusmyyntiin, tarvitset ulkopuolisen kanavahallinnan
- ei suomenkielistä tukea
- juokseva kuukausimaksu, mikäli retkitoiminta kausittaista
- kumppanien uusien retkien myyntiinottamisessa pitää muistaa käydä tallentamassa myös verokanta erillisen valikon kautta